雖然我們日常的工作已進入電子時代,很多文件都是直接使用電子文檔,但是時代在怎么發展,紙質存儲信息依然離不開,在我們生活中、在國家機關正常工作中以及企業日常生產管理當中,紙質文件依然扮演著非常重要的角色,他是承載信息流通的媒介。當時很多文件資料以及年限的文件都是已紙質保存,而我們需要很好的長時間保存紙質文件,則需要一些特殊的移動密集架。那么我們在安裝使用移動密集架的時候需要注意哪些呢? 1.運輸移動密集架的時候確保是直立運輸,防止破壞結構、撞擊導致變形;另外移動密集架的體重比較大而笨重,所以搬運前需要做好搬運準備。 2.安裝時將移動密集架靠墻角立地放置,注意文件柜開門位置預留空間,避免空間有限妨礙開門拉抽屜。 3.密集架也分手動的和電動的,所以使用前需確定置物柜的類別,防止錯亂,造成失誤。 4.移動密集架盡可能遠離化學物、液體以及易燃物,較易發生火災的特殊場所盡可能避免使用移動密集架,如化學車間等。 5.日常使用移動密集架需要立即關閉文件柜,保持移動密集架處于密封狀態,同時記錄好存放資料時間、數量及名稱等信息,確保日后能快速查詢 6.需要放置機密文件或貴重物的話,請注意做好相應的防盜措施,此移動密集架功能有限。 7、密集架的日常管理應該有專人管理,做好信息的登記,維護以及報備。避免不必要的損失 在正確的安裝之后,并不是萬事大吉了,在相對的減少損失的前提下,我們應該分類保存,把紙質文件分類保存。 |